Για τη συνεχή ροή δεδομένων απαιτείται η σύνδεση των περιφερειακών πληροφοριακών συστημάτων (πρωτογενείς πηγές) του ΑΠΘ με την κεντρική βάση δεδομένων της ΠΥΚΑ. Κάθε φυσικό πρόσωπο που εισάγεται στην ΠΥΚΑ αποκτά και έναν μοναδικό Αριθμό Πανεπιστημιακού Μητρώου (ΑΠΜ) για κάθε ιδιότητα με την οποία συνδέεται με το ΑΠΘ. Ακόμα και αν τα μέλη της κοινότητας δεν γνωρίζουν το ΑΠΜ τους, ο αριθμός αυτός βοηθάει τα περιφερειακά πληροφοριακά συστήματα του ΑΠΘ να παραμένουν συγχρονισμένα με την ΠΥΚΑ και αποτρέπουν τη σύγχυση των φυσικών προσώπων μεταξύ τους. Οι κυριότερες πηγές που τροφοδοτούν την ΠΥΚΑ με τα πιο πρόσφατα στοιχεία προσώπων είναι

• οι Γραμματείες των Τμημάτων/Σχολών
  στοιχεία προπτυχιακών, μεταπτυχιακών φοιτητών και υποψήφιων διδακτόρων
• η Διεύθυνση Προσωπικού
  στοιχεία μονίμου διοικητικού, διδακτικού και βοηθητικού προσωπικού
• η Επιτροπή Ερευνών
  στοιχεία συμβασιούχων ορισμένου χρόνου
• και άλλες πηγές
  η Πανεπιστημιακή Φοιτητική Λέσχη, η Εταιρεία Αξιοποίησης & Διαχείρισης Πανεπιστημιακής Περιουσίας, το Αγρόκτημα, τα Πανεπιστημιακά Δάση, το Τελλόγλειο Ίδρυμα

Επιπλέον τις υπάρχουσες εγγραφές φυσικών προσώπων ενημερώνει και

• το Κέντρο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
  με στοιχεία ιδρυματικού λογαριασμού και email
  με τηλέφωνο γραφείου