Για τη συνεχή ροή δεδομένων απαιτείται η σύνδεση των περιφερειακών πληροφοριακών συστημάτων (πρωτογενείς πηγές) του ΑΠΘ με την κεντρική βάση δεδομένων της ΠΥΚΑ. Κάθε φυσικό πρόσωπο που εισάγεται στην ΠΥΚΑ αποκτά και έναν μοναδικό Αριθμό Πανεπιστημιακού Μητρώου (ΑΠΜ) για κάθε ιδιότητα με την οποία συνδέεται με το ΑΠΘ. Ακόμα και αν τα μέλη της κοινότητας δεν γνωρίζουν το ΑΠΜ τους, ο αριθμός αυτός βοηθάει τα περιφερειακά πληροφοριακά συστήματα του ΑΠΘ να παραμένουν συγχρονισμένα με την ΠΥΚΑ και αποτρέπουν τη σύγχυση των φυσικών προσώπων μεταξύ τους. Οι κυριότερες πηγές που τροφοδοτούν την ΠΥΚΑ με τα πιο πρόσφατα στοιχεία προσώπων είναι

Επιπλέον τις υπάρχουσες εγγραφές φυσικών προσώπων ενημερώνει και